Ilyenkor az év végén gyakran felmerül a kérdés, hogy mit tennénk másképp, és mi az, amin változtatni kellene, hogy előre haladjon a vállalkozásunk szekere.

Visszatekintve az év eseményeire, érdemes elemezni a helyzetet, levonni a tanulságokat, sőt, még korántsem késő az év végi eredménnyel, vagyis a nyereséggel és így az adózással kapcsolatos döntéseket meghozni.

Már csak néhány nap van az év végéig, de ne gondold azt, hogy már nincs idő arra, hogy befolyásolni tudd a céged év végi számait!

Tévedés ne essék: nem adócsalásról beszélek, hanem a törvényes lehetőségek tudatos használatáról!

Például selejtezési döntésekről, készletértékelésről, amortizációról, a kétes követelések leírásáról, jutalmak, bonusok számfejtéséről, vagy még elszámolható költségszámlákról és persze a költségelhatárolások lehetőségéről.

Ebben pedig jó esetben proaktív partnerünkre találhatunk a könyvelőnkben, vagy a vállalkozásunk pénzügyeseiben.

Irigylésre méltó az a vállalkozó, aki tökéletesen elégedett a könyvelőjével, és minden esetben azt érzi, hogy a döntései meghozatalában partnere a könyvelője!

Mit is jelent ez a partnerség és proaktivitás?

A partnerséget és proaktív hozzáállást ugyanúgy megérezzük, mint amikor egy jó orvosra találunk.

A jó orvos sem gyerekként vagy ostoba páciensként kezel bennünket, hanem meghallgat, megnyugtat, és időben felismeri azokat a jelenségeket, amelyek veszélyeztethetik az egészségünket. Időben felveti a beavatkozás lehetőségét, de persze meghagyja a döntés jogát számunkra.

Ehhez hasonló érzés az, amikor „álmaink könyvelője” támogatja a vállalkozásunk egészséges működését!

A jó könyvelő nem gyerekként vagy ostoba páciensként kezel bennünket, hanem meghallgat, megnyugtat, időben felismeri azokat a jelenségeket, amelyek veszélyeztethetik a cég helyzetét (akár cash flow, akár nyereségesség, vagy épp adózás és beruházási döntések szempontjából). És persze mindig időben felveti a beavatkozás lehetőségét, úgy, hogy azért meghagyja a döntés jogát számunkra, vagyis nem nő túl a hatáskörén, és nem hoz helyettünk döntéseket. Ehhez persze nagyfokú proaktivitásra van szükség. Vagyis időben és előre gondolkodva - együtt gondolkodva kell kommunikálnia az év során, hónapról hónapra, az ügyfél nyelvén fogalmazva.

Ez pedig nagyon kritikus dolog. Ahogy az orvosunkkal sem vagyunk elégedettek, ha bármilyen profi szakember is, de folyamatosan latinul beszél a fejünk felett, és nem beszéli meg velünk az alternatívákat.

Ugyanígy a könyvelőnkkel is csak akkor tudunk szót érteni, ha egy nyelvet beszél velünk – és ezt sokaknak  még tanulni kellene.

Mert a jó szolgáltató nemcsak a szakmájában jó, de a közérthető kommunikációban is kiváló!

Ezt sokan érzik, de mégis tartózkodnak a döntéstől, a könyvelőváltásról, azt gondolván, hogy sosincs itt az ideje a régi rossz könyvelőtől megválniuk, akivel pedig már  régóta „teli a hócipő”.

Mikor van itt az ideje a könyvelőváltásnak?

A közhiedelemmel ellentétben bármikor, könnyedén és zökkenőmentesen lehet könyvelőt váltani!

Ez egyszerűbb mint például bankot cserélni, amikor az összes vevőnkkel és szállítónkkal és a belső adminisztratív folyamatainkkal is vannak teendőink. Ehhez képest a könyvelőváltás sokkal egyszerűbb! 

Kis túlzással azt mondhatjuk, hogy az év folyamán bármikor dönthetünk úgy, hogy egy új szolgáltatónak adjuk át a könyvelendő anyagokat.

Az esetek nagy részében a könyvelőváltás maximum néhány hónap párhuzamos könyvelésén túl nem jelent különösebb bonyodalmat és nem okoz semmilyen fennakadást. (Kivéve persze, ha az év utolsó napjaiban döntünk arról, hogy visszamenőlegesen újrakönyveltetjük az egész évet.)

Ideális esetnek persze az mondható, amikor az új naptári év első hónapjaiban váltunk, és az új könyvelő már az új év anyagait dolgozza fel, miközben korábbi szolgáltatónk – akár május 31-ig, a végső adózási határidőig a korábbi év végleges zárásán dolgozik – majd pedig a végleges zárás mérlegadatait az új könyvelő utólag még bedolgozza a nyitómérleg számlákba.

Melyek a fő okok a könyvelőváltásra?

Vizsgáljuk meg sorjában, melyek azok a fő okok, amelyek miatt érdemes könyvelési szolgáltatót váltani:

A NAPRAKÉSZSÉG HIÁNYA

1. Ha a könyvelő rendszerint nem válaszol az e-mailjeinkre, és soha nem hív vissza, ha telefonon keressük – ez rossz jel.                                                                                             
2. Ha mindig, folyamatosan nagy elmaradásban van az anyagaink feldolgozásával, és csak hónapokkal korábbi főkönyvi adatokat tud megadni, amikor szükségünk van rá. Ha nem kapunk folyamatosan friss információkat az aktuális adatokról (házipénztár, bank, fizetendő adók, főkönyvi kivonat).

3. Ha az éves beszámolókat rendszerint csak az utolsó pillanatban, mindig csak május 31-re készíti el. Figyelmeztető jel, ha december és január folyamán nem beszéli át velünk az évzárás szempontjából fontos tételekben rejlő lehetőségeket.

4. Az adóbevallásokat, ÁFA bevallásokat mindig az utolsó pillanatban készíti el, így nem tudunk felkészülni, mekkora összegeket kell utalni, mert csak az utolsó pillanatban értesít, így pénzügyileg rendszeresen nehéz helyzetbe hoz.

5. Nehézkes szoftverrel dolgozik, amelyből nehezen érhetők el a naprakész információk és a szükséges elemzések. Nem érhetők el a könyvelési adataink biztonságos és naprakész internetes online felületen, ahol bármikor hozzáférhetünk és magunk is utánanézhetünk, ha az üzleti tárgyalásainkhoz vagy vezetői döntéseinkhez szükséges.

A TÁJÉKOZOTTSÁG HIÁNYA

1. Előfordul, hogy a könyvelő nyilvánvalóan nem olvas és tájékozódik folyamatosan a legújabb változásokról,  és rendszerint másoktól értesülünk arról, mi mindennek kellene utánanéznünk.

2. Nem tájékoztat a legújabb és számunkra legkedvezőbb adózási lehetőségek előnyeiről. Különösen vonatkozik az olyan kedvező „kisvállalkozói” adózási lehetőségekre, mint például a KIVA vagy KATA.

3. Nem küld rendszeresített tájékoztatást az év közben vagy az év zárásakor életbe lépő új szabályokról.

4. Ha küld is tájékoztatást, nem fordítja le és értelmezi a számunkra a lényeget, azaz a vállalkozásunkat érintő és fontos dolgokra nem hívja fel akár külön is a figyelmünket.

5. Nem dolgozik csapatban, ahol minden jogi, számviteli, szervezeti, munkaügyi és adózási kérdésben megfelelő szakértő állhat rendelkezésére.

A PROAKTIVITÁS HIÁNYA

1. A legfrusztrálóbb igazából az, ha a könyvelőnk nem szán rá időt, hogy az év elején az üzleti terveink fényében mindig megtervezze velünk az optimális adózási lehetőségeket.

2. Ha nem javasol olyan adózási módokat, amelyeket a vállalkozásunk nagyságrendje és üzleti modellje alapján kedvező módon igénybe vehetnénk (Pl. KATA, KIVA, szociális szövetkezet).

3. Ha egyáltalán nem szán időt a velünk való egyeztetésre, nem érdeklik az üzleti problémáink, mert mindig valamilyen aktuális adózási határidő szabja meg a prioritásait.

4. Tipikus hiba, ha a könyvelő nem javasol olyan megoldásokat, amelyekkel a „hát ezt így nem lehet” , helyett arról beszélhetne velünk, hogy „hogyan lehet ezt megoldani”.

5. Ha nem gondolkodik együtt velünk, nem összegez, nem értelmez és elemez, nem ad tanácsot, és nem rugalmas.

AZ ÉRTÉKTEREMTÉS HIÁNYA

1. Zavaró, de ezeken a kellemetlenség-érzeteken messze túlmutat, ha a könyvelő valahogy mindig kelletlenül és egyáltalán nem készségesen beszél velünk. Ha többször is az az érzésünk, hogy leráz, a számunkra idegen fogalmakkal dobálózva és szakmailag fölényeskedő módon és kizárólag szakzsargonban magyaráz, akkor egyáltalán nem biztos, hogy olyan jó szakember, mint amilyennek mutatja magát.

2. Ha a könyvelő egyáltalán nem vet fel szervezetfejlesztési ötleteket, nem tud tanácsadót, coachot és tréningeket is ajánlani, nem szervez szakmai konzultációkat, üzleti reggeliket az ügyfelei közötti tapasztalatszerzést és kapcsolatépítést is segítve.

3. Ha nem a saját ügyfélkapuján keresztül képviseli a vállalkozásunkat, és nincs felelősségbiztosítása. Még ha nem is kötelező, célszerű időnként áttekintetnie egy könyvvizsgálóval a könyvelésünket.

4. Ha nem kínál pályázatfigyelést, nem hívja fel a figyelmünket a tevékenységünkhöz kapcsolódó forráslehetőségekre.

5. Ma már elkerülhetetlen hátrányba kerülhetünk a piacon, ha a könyvelőnk és csapata nem támogat a WEB-es marketingünk fejlesztésében, nem ajánl honlap-fejlesztőt, nem tud segíteni a kereső-optimalizálásban és az online marketing lehetőségeinek kiaknázásában.

Amint a bevezetésben említettem, már csak néhány nap van az év végéig. De ne gondold azt, hogy már nincs idő arra, hogy befolyásolni tudd a céged év végi számait!

Ha úgy érzed, épp itt az ideje a könyvelőváltásnak, keress meg az EVEREST-nél!

Hívj a +36 30 970 7430 telefonszámon, vagy írj a schaffer.beata@everest.hu e-mail címre, hogy időpontot egyeztessünk egy minden kötelezettség nélküli első beszélgetésre!

A vállalkozások árbevételének körülbelül 1%-áért teljes könyvelést, pályázatfigyelést és pénzügyi tanácsadást kínálunk.

Pénzügyesként és coachként is azon dolgozom, hogy a vállalkozások ne tekintsék magukat kívülállónak és amatőrnek, amikor pénzügyi düntéseikről van szó. Én partner vagyok ebben, Account Managerként, ha ránk bízod a vállalkozásod könyvelését.

• Mi fán terem a mátrix-menedzsment?
• Kinél van a döntés, amikor nem tudható, kinél van a hatalom?
• Hatalmi játszmák – és mégis működik!