Az előző blogbejegyzésben egy nagyon népszerű döntéshozatali módszerről, a Hat kalap módszeréről írtam részletesen. Persze nagyon sokféle döntést segítő módszer létezik, szinte megszámlálhatatlan  tanulmány és értekezés született már e témában, így előbb-utóbb minden tapasztalt cégvezető megtalálja a saját kedvencét, amelyet attól kezdve sokféle döntésnél használni tud.

Az én kedvenc módszerem a SWOT elemzés. Az életem során projektmenedzsmenttől a teljesítményértékelésig gyakran bevetettem, sőt, amióta nem gazdasági igazgató vagyok, hanem vezetői tanácsadó és coach, még jobban „rácuppantam”.

SWOT:  egy „elavult betűszó" - Strenghts, Weaknessek, Opportunities, Threats

Mindenképp azzal kezdem, hogy részletesen elmondjam, mit is takar ez a betűszó, miért számít kicsit avítosnak, és mi az amiért mégis a mai napig használható.

Maga a SWOT az angolból ered:

STRENGHTS – azaz ERŐSSÉGEK

WEAKNESSES – azaz GYENGE PONTOK

OPPORTUNITIES – azaz LEHETŐSÉGEK

THREATS – azaz FENYEGETÉSEK

Jellemzően egy négyrét hajtott papírra bármilyen spontán induló beszélgetés során fel lehet vázolni, és máris elkezdődhet a közös gondolkodás.

Mi az, amitől elavultnak tekinthető ez a négybetűs rövidítés?

Tulajdonképp csak a szóhasználat számít egy kicsit negatívnak a mai, pozitív pszichológiára épülő világban, ahol a gyengeségeket már nem tekintjük valódi gyengeségnek, hanem inkább egy olyan felismerésnek, amelynek mentén a fejlesztendő területeink kikristályosodhatnak.

Szeretném egy példával megvilágítani, hogyan használható ez a módszer a gyakorlatban.

Napjaink egyik kulcskérdése például az, hogyan integrálható a cégek életébe az új generációk megjelenése. A sokszínűség és az új tapasztalatok beépítése vitathatatlanul vérfissítést hoz minden szervezet életébe, mégis nehézkesen zajlik ez a folyamat, sok fejtörést okozva a cégvezetőknek, vagy az idősebb, másképp szocializálódott munkatársaknak.

A  versengő és türelmetlen Y generációval nehéznek tűnik az együttműködés, amíg csak az érem egyik oldalát, a nehézségeket nézzük. Hogyan néz ki az átfogó kép erről a nemzedékről, ha minél objektívabban vizsgáljuk (még akkor is ha az efféle elemzésekkel nem kerülhető el az általánosítás)?

Nézzük tehát az Y generáció vezetőinek SWOT jellegű elemzését!

• (S) Erősségeik:
  Vitathatatlanul a kemény küzdés, a versenyszellem jellemzi az Y generációs vezetőket. A korábbi nemzedékekhez képest meglehetősen innovatívak és kreatívak. Erősségük a multitasking – egyszerre több felület között szörfölve, ide-oda kattintva szinte nincsenek töredékidők, amelyeket nem hasznosítanának. Legnagyobb erősségük azonban a digitális otthonosság, és emellett a rendkívül pragmatikus gondolkodás, amely általában ambícióval, optimizmussal és rugalmassággal, valamint nagyfokú, nemcsak országon belüli, hanem globális mértékű mobilitással társul.
• W) Gyenge pontjaik, fejlesztendő területeik:

Az érzelmi intelligencia képessége gyenge lehet; jellemző a reális önismeret hiánya. A másokat nem legyőző, hanem meggyőző  asszertív kommunikáció képessége a fejleszthető területük. A multitaskingban ugyan otthonosan mozognak, de az elmélyültség nem az erősségük. Jellemző fejlesztendő területük a másokat is magával ragadó, inspiráló vezetés képessége, és a delegálás, bizalom, együttműködés, valamint hagyományos, nem virtuális, hanem szemkontaktuson és testbeszéden alapuló kommunikáció.

• O) Lehetőségeik:
  A folyamatos pörgés, és teljesítmény általában igen hamar megnyitja számukra a továbblépés lehetőségét. Általában hamar képesek az önálló döntéshozatalra, hiszen folyamatos bizonyítási vágy hajtja őket. A multitasking hatékonyság és a kísérletező hozzáállás igen hamar elvezeti őket a projektvezetés, a változásmenedzsment területére, és igen sikeresek lehetnek a mindig egyre hatékonyabb megoldások felfedezésében, régi struktúrák megkérdőjelezésében, azáltal, hogy jól eligazodnak az információ- és adatözönben.
• (T) Fenyegetéseik:
  Ma már egyre jellemzőbb a hiperversengés, túlzott felpörgetettség, amely stresszt elviselhetetlenné teheti és idejekorán kiégéshez vezethet. Igen jellemző rájuk a türelmetlenség, amely veszélyeztetheti a kockázatok megfontolt mérlegelését. Kifejezetten tömeges jelenség az individualizmus, az egoizmus és akár a narcizmus is. Hajtóerejük sokszor a presztízstárgyak birtoklása („az vagy, amilyen telód, kocsid, karórád”). Kalandozó figyelem jellemző rájuk (amely a multitasking hátulütője) és a fennálló hierarchia megkérdőjelezése, esetenként a vezetői alázat, az alkalmazkodókészség, a hosszú távú elkötelezettség és a kitartás hiánya.

Ez a példa, azt gondolom, jól szemlélteti, hogy ezzel az egyszerő, négypólusú elemzéssel milyen átfogó képet alkothatunk, mielőtt csak úgy zsigerből ítélkezünk!

Strenghts: Erősségeinkre építsünk!

Az erősségek felismerése és tudatos felhasználása közismerten a sikeresség záloga. Kutatások bizonyítják, hogy a sikeres emberek 95%-a nagyon jó önismerettel rendelkezik. És ez nem is egy nagy csoda, inkább azt tarthatjuk csodának, hogy vált sikeressé a kimaradó 5%, akinek nem olyan jó az önismerete.

Miért fontos az erősségeinkre alapoznunk, ha sikert akarunk elérni? Miért nem arra fókuszáljunk, amiben kevésbé vagyunk jók?

A közoktatásban sajnos idejekorán hozzászoktunk, hogy a tanítás célja a gyengeségek ostorozása, holott bizonyítottan eredményesebb az, ha a gyengeségeinkre kevésbé fordítunk figyelmet, de olyan feladatok területén keressük az érvényesülést, amelyek (bár feszítik a komfortzónánk határait) sikerrel és kibontakozással kecsegtetnek.

Ha például valaki abban jó, hogy hamar átlátja a nagy összefüggéseket, de nem a részletek embere, ne menjen könyvelőnek hibát hibára halmozva. Fejlessze a részletek iránti affinitását, de éppen azáltal, hogy a nagy összefüggések oldaláról közelítve néhány kulcsszám alapján meg tudja ítélni az eredményeket logikai oldalról. Így például amíg a részletekben jó könyvelő nem tudja megmondani, milyen gazdasági események miatt lett éppen annyi a fizetendő ÁFA összege, mint amennyi a bevallásban szerepel, a nagy egészre alapozó látásmóddal az lehet az erősségünk, hogy éppen a részlet-adatok összességének esetleges logikai hibáira tudunk rámutatni!

Weaknesses: Gyengeségek, fejlesztendő területek

A gyengeségekről inkább úgy szokás beszélni, mint fejlesztendő területekről, de az előző állítások fényében ez a kijelentés sem teljesen helytálló. Nem mindig célravezető az, ha a „saját démonainkkal” folytatunk reménytelen küzdelmet, és ez nemcsak nem célravezető de nem is mindig szükséges. Mivel általában csapatban, team-munkában dolgozunk, a csapattagok erősségei és gyengeségei sokszor komplementer módon kiegészítik egymást – és ennek felismerése nagyon megerősítheti a csapatszellemet. Ha egy vezetőnek (az előző példát folytatva) mondjuk nem erőssége a részletek kidolgozása, akkor delegálja az aprólékos munkát és precizitást igénylő feladatokat olyan módon, hogy azzal elismeri más erősségeit!

Opportunities: A bennünk rejlő lehetőségek

A lehetőségek sokszor épp a gyengeségeinkből táplálkoznak. Mint például az előzőekben említett delegálás lehetősége – amely felszabadító lehet annak is aki megszabadul a kényelmetlen kötelezettségektől, és annak is, aki ezáltal megerősítést és felhatalmazást nyer.

Threats: Fenyegető veszélyek

 A fenyegetést gyakran éppen az jelenti, amit első nézésre erősségünknek gondolnánk! Egy precíz ember például gondolhatja azt is, hogy ez az erőssége, de lehet olyan helyzet, amikor a túlzott precizitás és a perfekcionizmus, maximalizmus akadályozza a határidők betartását, így összességében az előny hátránnyá lesz. Ezért fontos eleme a SWOT elemzésnek a fenyegetések és veszélyforrások beazonosítása.

Mi mindenre jó a SWOT elemzés?

Hogyan használható a SWOT a projektvezetésben vagy a marketingben?

A SWOT elemzés az üzleti élet rengeteg területén használható. Nem igényel előkészületeket, bár saját tapasztalatom, hogy érdemes vázlatosan felkészülni, mielőtt belekezdünk bármiféle közös elemzésbe, de mégis a SWOT-hoz elég elővenni egy üres, négyrét hajtogatott papírlapot a megfelelő pillanatban, vagy megállni egy flipchart előtt és felvázolni a négy sarokpontot, és elkezdeni együttesen ízlelgetni és elemezni a gondolatainkat.

Miképpen támogatja a SWOT a teljesítményértékelést és a fejlesztő hatású visszajelzést?

A vezetők gyakran küzdenek azzal, hogyan adjanak tényszerű és valóban fejlesztő hatású teljesítményértékelő visszajelzést a beosztottaiknak.

Hiszen egütt dolgoznak, szükségük van a lelkesedés fenntartására és amúgy jó estben emberileg sem szeretnek belegázolni mások lelkivilágába.

Így aztán marad a kíméletes hímezés-hámozás, amely olyan mintha vinnénk is meg nem is, adnánk is meg nem is...

A SWOT azonban kiváló és spontán bevethető eszköze a teljesítményértékelő visszajelzés strukturálásának is.

Álljon itt ismét egy szemléletes példa, egy vezetőfejlesztésnél használt SWOT elemzés, amely nagyon jó kiinduló alapját jelentette a feljesztendő területek meghatározásának:

Ez a példa jól szemlélteti, milyen pozitív és építő lehet bárki számára, ha közvetlen felettese vagy a fejlesztésével foglalkozó coach az erősségeiből kiindulva hívja fel a figyelmét azokra a területekre, amelyekre a jövőbeni sikeressége érdekében fókuszálnia kell!